Bí Quyết Chọn Quà Tặng Đối Tác Nước Ngoài Tinh Tế

Với đối tác nước ngoài, món quà cuối năm là lời cảm ơn gửi đến người đã đồng hành, đồng thời thể hiện hình ảnh doanh nghiệp và nét đẹp văn hóa Việt Nam trong mắt bạn bè quốc tế. Vì thế, khi chọn quà tặng đối tác nước ngoài, sự chu đáo thể hiện rõ nhất ở việc tìm hiểu văn hóa, thói quen và những điều kiêng kỵ của người nhận. Một món quà hợp phong tục và mang dấu ấn riêng sẽ giúp lời tri ân được đón nhận trọn vẹn, đồng thời góp phần vun đắp mối quan hệ hợp tác bền lâu.

Từ kinh nghiệm thực hiện quà tặng cho nhiều khách hàng và đối tác quốc tế, MaDi chia sẻ trong bài viết này những thông tin nên tìm hiểu trước khi chọn quà, lưu ý văn hóa theo từng khu vực, gợi ý quà mang dấu ấn Việt Nam và cách trao quà chuyên nghiệp. Đây sẽ là những gợi ý giúp bạn chuẩn bị món quà cuối năm ưng ý cho đối tác.

Ý nghĩa của quà tặng trong quan hệ hợp tác quốc tế

Trong môi trường kinh doanh quốc tế, quà tặng là cách thể hiện sự trân trọng vượt qua khác biệt về ngôn ngữ. Một món quà được chọn kỹ lưỡng cho thấy doanh nghiệp đã dành thời gian tìm hiểu về đối tác và đây là điều mà nhiều doanh nhân nước ngoài đánh giá rất cao.

Quà tặng cuối năm cũng là dịp để nhìn lại chặng đường hợp tác và gửi lời chúc cho năm mới. Khi món quà gắn với một kỷ niệm chung hay một thành quả hai bên cùng đạt được, nó sẽ trở thành lời nhắc nhẹ nhàng về mối quan hệ tốt đẹp, ngay cả khi năm mới đã bắt đầu.

Những thông tin cần tìm hiểu trước khi chọn quà tặng đối tác nước ngoài

Hiểu thương hiệu và cột mốc của đối tác giúp phần quà nói đúng điều hai bên đang cùng kỷ niệm.

Trước khi quyết định hình thức quà, doanh nghiệp nên tìm hiểu một vài thông tin về đối tác thông qua đầu mối liên hệ thường ngày, để món quà đúng ý ngay từ đầu:

• Quà dành cho cá nhân hay cho cả văn phòng: quà cá nhân nên gắn với sở thích của người nhận, còn quà cho văn phòng cần đủ để mọi người cùng thưởng thức hoặc sử dụng.
• Quy định về quà tặng của đối tác: nhiều tập đoàn quốc tế giới hạn giá trị quà mà nhân viên được phép nhận, nên tìm hiểu trước sẽ giúp người nhận không rơi vào thế khó xử.
• Chế độ ăn hoặc kiêng khem: một số đối tác có quy định ăn uống theo tôn giáo hoặc lối sống, vì vậy đây là thông tin quan trọng khi quà tặng là đồ ăn, thức uống.
• Việc sử dụng logo của đối tác trên quà: với món quà gắn cùng lễ ký kết hoặc cột mốc hợp tác, việc đặt logo của đối tác nên được trao đổi trước, bởi một số tập đoàn quản lý nhận diện thương hiệu khá chặt chẽ.

Lưu ý văn hóa khi tặng quà đối tác nước ngoài theo từng khu vực

Khi chưa rõ quan niệm của đối tác về màu sắc và con số, những gam màu trung tính thường là lựa chọn an toàn.

Màu sắc, con số và cả cách trao quà mang những tầng ý nghĩa khác nhau ở mỗi quốc gia. Bảng dưới đây tổng hợp một vài lưu ý phổ biến khi tặng quà cho đối tác đến từ các khu vực khác nhau:

Khi chưa nắm rõ quan niệm của đối tác, những gam màu trung tính, nhẹ nhàng thường dễ được đón nhận ở nhiều nơi. Con số cũng chỉ nên xuất hiện trên quà khi mang một ý nghĩa cụ thể, chẳng hạn số năm hai bên đã hợp tác.

Gợi ý quà tặng đối tác nước ngoài mang dấu ấn Việt Nam

Hoa sen là chi tiết Việt Nam rõ nét mà đối tác nước ngoài thường nhớ lâu, dù xuất hiện trên món quà nào.

Đối tác nước ngoài thường dành nhiều thiện cảm cho những món quà giúp họ hiểu thêm về con người và văn hóa Việt Nam. Một vài gợi ý được nhiều đơn vị lựa chọn:

• Gốm sứ thủ công: bình, chén trà hay đĩa trang trí từ các làng gốm truyền thống mang vẻ đẹp mộc mạc, phù hợp để trưng bày tại văn phòng.
• Lụa tơ tằm: khăn lụa hay cà vạt lụa vừa thanh lịch vừa gọn nhẹ, thuận tiện khi đối tác mang về nước.
• Tranh sơn mài: một bức tranh nhỏ với họa tiết sen hay phong cảnh Việt Nam là món quà mang đậm giá trị nghệ thuật.
• Cà phê và trà đặc sản: cà phê Tây Nguyên hay trà Thái Nguyên được đóng hộp đẹp là lựa chọn gần gũi, dễ chia sẻ.

Với những món ăn, thức uống có hương vị quá đặc trưng, nét độc đáo cần được cân nhắc cùng sự dễ tiếp nhận, để món quà hợp khẩu vị của đối tác.

Quà tặng gắn với câu chuyện hợp tác

Những món quà gợi lại hành trình chung của hai bên thường để lại ấn tượng sâu sắc nhất. Một cuốn album ảnh từ các buổi làm việc, một món đồ khắc logo của cả hai thương hiệu hay kỷ vật đánh dấu dự án hai bên cùng hoàn thành đều mang ý nghĩa riêng mà không món quà mua sẵn nào thay thế được.

Với đối tác đã đến Việt Nam nhiều lần, món quà còn có thể nhắc lại một kỷ niệm đáng nhớ trong những chuyến công tác. Khi câu chuyện hợp tác được gửi gắm vào món quà, lời cảm ơn sẽ trở nên cụ thể và chân thành hơn.

Thời điểm gửi quà tặng đối tác nước ngoài theo lịch lễ

Mỗi quốc gia có những dịp lễ cuối năm khác nhau, nên thời điểm gửi quà cũng cần linh hoạt theo từng đối tác. Với đối tác Âu Mỹ, quà nên đến tay trong khoảng đầu đến giữa tháng 12, trước khi họ bước vào kỳ nghỉ Giáng sinh và năm mới. Với đối tác châu Á cùng đón Tết âm lịch như Trung Quốc, Hàn Quốc hay Singapore, quà có thể được gửi vào dịp Tết Nguyên đán để lời chúc thêm ý nghĩa.

Ngoài các dịp lễ, ngày kỷ niệm thành lập của đối tác hay cột mốc ký kết hợp đồng cũng là thời điểm tặng quà được đánh giá cao, bởi điều đó cho thấy doanh nghiệp luôn ghi nhớ những dấu mốc quan trọng của đối tác. Nhiều doanh nghiệp còn chuẩn bị quà cho đối tác song song với quà tri ân nhân viên, để mùa cảm ơn cuối năm được lên kế hoạch đồng bộ ngay từ đầu.

Cách tặng quà cho đối tác chuyên nghiệp và tinh tế

Bên cạnh việc chọn món quà, cách tặng quà cho đối tác cũng góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp của người tặng. Trao quà trực tiếp trong một buổi gặp mặt là cách thể hiện sự trân trọng rõ nhất và người trao nên là người trực tiếp phụ trách mối quan hệ với đối tác. Khi không thể gặp trực tiếp, bạn nên thông báo trước với đầu mối liên hệ và gửi quà kèm thiệp ghi rõ tên doanh nghiệp cùng người gửi.

Món quà nên được gói chỉn chu và có giá trị phù hợp với quy định của đối tác, đồng thời không đi kèm bất kỳ đề nghị kinh doanh nào để thiện ý của món quà được giữ trọn. Với đối tác Á Đông, người nhận thường không mở quà ngay trước mặt người tặng, trong khi đối tác phương Tây lại hay mở quà và cảm ơn ngay, vì vậy người trao quà có thể linh hoạt theo thói quen của từng bên.

Thiệp đi kèm và lời nhắn khi trao quà

Lời chúc hợp tác viết ngắn, đúng tên hai bên và đúng cột mốc sẽ giữ được nét trang trọng.

Một tấm thiệp viết tay giúp lời tri ân trở nên cụ thể và gần gũi hơn. Lời nhắn nên ngắn, nhắc đến một dự án hoặc cột mốc hai bên đã cùng thực hiện trong năm, kèm lời chúc cho chặng đường hợp tác tiếp theo. Thiệp nên được viết bằng ngôn ngữ người nhận đọc được, phổ biến nhất là tiếng Anh và có thể thêm một câu chúc tiếng Việt như một nét duyên nhỏ.

Về cách nói chuyện khi tặng quà cho đối tác, người trao quà có thể mở đầu bằng lời cảm ơn về sự đồng hành trong năm, sau đó giới thiệu ngắn gọn ý nghĩa của món quà, nhất là khi món quà mang nét văn hóa Việt Nam mà đối tác chưa quen thuộc. Khi gửi quà đến nhiều đối tác cùng lúc, nội dung thiệp nên được soạn riêng theo từng nhóm để lời chúc đúng với mức độ thân thiết của mỗi bên.

Gợi ý bánh tặng đối tác quốc tế

Bánh ngọt hiện diện trong những dịp chúc mừng ở hầu hết các nền văn hóa, vì vậy một chiếc bánh được thiết kế riêng cũng là món quà dễ tạo thiện cảm và có thể chia sẻ cùng cả văn phòng đối tác. Khi món quà mang ý nghĩa tri ân nhiều hơn quảng bá, phong cách tối giản và trang nhã sẽ giúp thông điệp tri ân thêm thanh lịch, như mẫu BÁNH CÔNG TY – DOANH NGHIỆP IN LOGO 08 size 28 cm mà MaDi thực hiện cho Unified Computing nhân dịp kỷ niệm 10 năm, với dòng chữ vàng và những ngôi sao nhỏ trên nền trắng, giá từ 3.150.000đ.

Với những dịp kỷ niệm cột mốc hợp tác, chiếc bánh có thể kể lại hành trình phát triển qua các chi tiết tạo hình mang tính biểu tượng. Mẫu Bánh chữ số 5 – Hyung IK Vina size 26 cm, giá từ 3.300.000đ, kết hợp hoa kem bơ tông cam xanh cùng mô hình xe tải bằng fondant, gợi nhắc những chiếc xe đã đồng hành cùng doanh nghiệp từ những ngày đầu. Giá bánh thay đổi theo thiết kế và yêu cầu riêng, chưa bao gồm thuế GTGT và phí giao hàng.

Mẫu IN LOGO 08 làm cho Unified Computing dịp mười năm (trái) và mẫu chữ số 5 – Hyung IK Vina (phải).

Tùy ý tưởng, logo thương hiệu có thể được thể hiện sắc nét qua dòng bánh in hình hoặc kết hợp cùng những đóa hoa mềm mại từ dòng bánh hoa kem bơ, kèm một lời chúc tiếng Anh ngắn gọn trên mặt bánh. Mỗi chiếc bánh được làm sau khi nhận đơn từ nguyên liệu tươi. Mốc chuẩn bị cho từng dòng bánh được tổng hợp trong bài đặt bánh sinh nhật trước bao lâu. Nhiều thiết kế MaDi từng thực hiện cho Vietcombank, Coca-Cola hay POPS có trong nhóm bánh kem tặng đối tác.

Câu hỏi thường gặp về quà tặng đối tác nước ngoài

Cách tặng quà cho đối tác sao cho lịch sự và chuyên nghiệp?

Trao quà trực tiếp trong một buổi gặp mặt là cách thể hiện sự trân trọng rõ nhất. Khi không thể gặp trực tiếp, bạn nên thông báo trước với đầu mối liên hệ và gửi kèm thiệp ghi tên doanh nghiệp cùng người gửi. Nguyên tắc chung là trao đúng người, lời chúc ngắn gọn và món quà không đi kèm bất kỳ đề nghị nào.

Quà tặng đối tác có phải xuất hoá đơn không?

Quà tặng đối tác có phải xuất hoá đơn không phụ thuộc vào cách hạch toán của từng doanh nghiệp và quy định thuế hiện hành, nên bộ phận kế toán sẽ là nơi hướng dẫn chính xác nhất. Khi mua quà, bạn nên cung cấp tên đơn vị và mã số thuế ngay từ đầu để nhà cung cấp xuất hóa đơn đúng thông tin.

Nên gửi quà cho đối tác nước ngoài vào thời điểm nào cuối năm?

Với đối tác Âu Mỹ, khoảng thời gian thích hợp thường từ đầu đến giữa tháng 12, trước kỳ nghỉ Giáng sinh. Với đối tác châu Á cùng đón Tết âm lịch, quà có thể được gửi trước Tết Nguyên đán để lời chúc năm mới thêm trọn vẹn.

Gửi quà cho đối tác đang ở nước ngoài như thế nào?

Với đối tác ở nước ngoài, quà khô, gọn nhẹ gửi qua dịch vụ chuyển phát quốc tế là lựa chọn thuận tiện, kèm việc tìm hiểu trước quy định nhập khẩu thực phẩm của nước nhận. Nếu đối tác có văn phòng đại diện tại Việt Nam, quà có thể được gửi đến đây để đội ngũ địa phương trao tận tay.

Quà tặng đối tác nước ngoài nên có giá trị bao nhiêu?

Giá trị quà nên tương xứng với mức độ hợp tác và quy định nhận quà của đối tác. Một món quà có giá trị vừa phải nhưng được chọn kỹ lưỡng thường được đánh giá cao hơn món quà đắt tiền, bởi điều đối tác trân trọng là sự chu đáo của người tặng.

Những món quà nào nên tránh khi tặng đối tác nước ngoài?

Bạn nên tránh những món quà có thể gây hiểu lầm theo văn hóa của người nhận, như đồng hồ để bàn với đối tác Trung Quốc, đồ uống có cồn với đối tác Trung Đông hay bộ quà gồm bốn món với đối tác Nhật Bản, Hàn Quốc. Quà quá đắt tiền hoặc mang tính cá nhân cao như trang phục, nước hoa cũng nên được cân nhắc kỹ.

Tiệm Bánh MaDi cùng doanh nghiệp gửi lời cảm ơn đến đối tác

Dòng bánh in hình thể hiện logo sắc nét và đúng màu nhận diện của cả hai thương hiệu trên cùng mặt bánh.

Với đối tác quốc tế, một chiếc bánh được thiết kế theo câu chuyện hợp tác giúp lời tri ân trở nên dễ cảm nhận, ngay cả khi hai bên khác biệt về ngôn ngữ. MaDi đã có dịp thực hiện nhiều đơn bánh dành cho đối tác và khách hàng doanh nghiệp, với mỗi thiết kế được điều chỉnh theo phong tục, ngôn ngữ và bộ nhận diện của từng bên nhận.

Thông tin đối tác, ý tưởng thiết kế và thời gian dự kiến trao quà có thể được gửi đến MaDi qua Zalo hoặc hotline 0906 348 948. Đội ngũ Tiệm Bánh MaDi luôn sẵn lòng tư vấn mẫu bánh và lời chúc phù hợp, để món quà đến tay đối tác trang nhã và đúng thời điểm.

• Showroom: 103 Hoàng Trọng Mậu, Khu Him Lam, Phường Tân Hưng, Quận 7, TP.HCM
• Hotline & Zalo: 0906 348 948
• Giờ mở cửa: 9:00 – 20:00 tất cả các ngày trong tuần